Ohjeet

Uusi yritys

1. Kirjaudu sähköpostiosoitteellasi.
2. Kirjoita yrityksesi nimi ja Y-tunnus ja paina Perusta yritys.
3. Kirjaa heti ensimmäinen keikka: kirjoita asiakkaan nimi ja mitä tehdään. Asiakas tallentuu samalla.
4. Kutsu työntekijät kohdasta Käyttäjät, kun olet valmis.

Tuletko töihin yritykseen, joka jo käyttää Huoltokeikkaa?

Älä perusta uutta yritystä. Pyydä yrittäjää kutsumaan sinut. Kun kirjaudut samalla sähköpostiosoitteella, näet yrityksen keikat.

Sama Y-tunnus vain kerran

Jos yritys on jo Huoltokeikassa, sitä ei voi perustaa toista kertaa. Silloin pyydä kutsu yrityksen yrittäjältä.

Mitä listalla näkyy

• Myöhässä: työ, jonka lupaamasi päivä on mennyt eikä työ ole valmis. Nämä ovat ylimpänä.
• Tänään: tälle päivälle sovitut työt. Aloitetut ovat ensin.
• Tulossa: myöhemmin sovitut työt päivän mukaan.
• Ei päivää: työt, joille ei ole vielä sovittu päivää.
• Valmiit ja perutut työt eivät näy listalla.

Vain omat työt

Asentaja näkee aina vain omat työnsä. Yrittäjä, työnjohto ja toimisto näkevät kaikki yrityksen työt.

1. Paina listan yläpuolelta Omat.
2. Listalla näkyvät vain sinulle jaetut työt.
3. Paina Kaikki, kun haluat nähdä taas kaikki työt.

Kiireellinen työ

Kiireellisessä työssä on punainen merkki Kiire. Saman päivän töistä kiireelliset ovat ensin.

Näin kirjaat keikan

1. Paina keikkalistalla Uusi keikka.
2. Kirjoita asiakkaan nimen tai osoitteen alkua ja valitse asiakas listalta.
3. Jos asiakas on uusi, paina Uusi asiakas ja kirjoita nimi.
4. Valitse osoite tai kirjoita uusi osoite.
5. Kirjoita lyhyesti, mitä tehdään.
6. Valitse päivä: Tänään, Huomenna tai kalenterista.
7. Paina Tallenna keikka.

Mitkä tiedot ovat pakollisia

Vain asiakas ja se, mitä tehdään. Kaikki muu on vapaaehtoista, ja voit lisätä sen myöhemmin.

Päivä on lupaus asiakkaalle

• Kun valitset päivän, keikka on heti vastaanotettu. Päivä on samalla lupaus asiakkaalle siitä, milloin työ on valmis.
• Jos valitset Ei vielä, keikka jää uudeksi. Anna lupaus myöhemmin keikan sivulla.

Asentaja

Kun asentaja kirjaa keikan, se kirjataan hänelle itselleen. Asentaja voi lisätä myös uuden asiakkaan.

Kiireellinen

Rastita Kiireellinen, jos työ pitää tehdä heti. Se näkyy listalla punaisena merkkinä.

Työn vaiheet

• Uusi: keikka on kirjattu, mutta kukaan ei ole vielä luvannut päivää.
• Vastaanotettu: olet luvannut, mihin mennessä työ on valmis.
• Aloitettu: työ on kesken.
• Valmis: työ on tehty.
• Peruttu: työtä ei tehdä.

Vastaanota keikka

Lupaus on pakollinen. Jos päivä menee ohi eikä työ ole valmis, keikka näkyy listalla myöhässä.

1. Avaa keikka listalta.
2. Paina Vastaanota.
3. Valitse päivä, johon mennessä lupaat työn valmiiksi.
4. Paina Vastaanota uudelleen.

Aloita ja merkitse valmiiksi

1. Paina Aloita työ, kun aloitat.
2. Paina Merkitse valmiiksi, kun työ on tehty.

Lupauksen muuttaminen

Jos työ siirtyy, paina Muuta lupausta ja valitse uusi päivä. Muutos näkyy keikan tapahtumissa.

Peru keikka

Yrittäjä, työnjohto ja toimisto voivat perua keikan. Kirjoita syy. Perutun tai valmiin keikan voi avata uudelleen.

Tapahtumat ja kommentit

Keikan alaosassa näkyy, kuka teki mitä ja milloin. Kirjoita kommenttiin esimerkiksi, mitä tehtiin tai mitä puuttuu.

Näin kirjaat tunnit

Kirjaa vähintään yksi: työaika, matka-aika tai kilometrit. Voit kirjata saman keikan useana päivänä.

1. Avaa keikka.
2. Kirjoita kohtaan Työaika, kuinka kauan työ kesti. Esimerkiksi 1:30 tai 1,5 tarkoittaa puolta toista tuntia.
3. Jos ajoit paikalle, kirjoita Matka-aika ja Kilometrit. Ne ovat valinnaisia.
4. Tarkista päivä. Se on oletuksena tämä päivä.
5. Paina Kirjaa tunnit.

Laskutus ja sopimustyö

Valitse Laskutus-kohdasta, laskutetaanko tunnit erikseen. Sopimustyö kirjataan muistiin, mutta sitä ei laskuteta erikseen.

Väärä kirjaus

Paina kirjauksen vieressä Poista ja kirjaa uudelleen. Asentaja voi poistaa vain omia kirjauksiaan. Yrittäjä, työnjohto ja toimisto voivat poistaa kaikkien.

Hinnat

Ohjelma ei ehdota hintoja. Jos tuntihintaa ei ole asetettu, summia ei lasketa. Asentaja ei näe hintoja, vain omat tuntinsa. Hintoja ei vielä viedä laskulle: lasku tulee myöhemmin.

1. Yrittäjä avaa valikosta Hinnat.
2. Kirjoita tuntihinta, mahdollinen matka-ajan tuntihinta ja kilometrikorvaus.
3. Jos haluat vähimmäisveloituksen, kirjoita pienin laskutettava työaika, esimerkiksi 1:00.
4. Paina Tallenna hinnat.

Mitä vähimmäisveloitus tarkoittaa

Jos keikalla on laskutettavaa työaikaa mutta se jää alle rajan, laskettava aika täydennetään rajaan. Pelkkä matka tai sopimustyö ei käynnistä sitä.

Tarvikkeiden katelisä

Jos katelisää ei ole, tarvikkeen myyntihinta on tukkurin listahinta. Kohdassa näkyy myös, mitkä alennustaulukot ja sopimushinnat yritykselle on tuotu. Lisää tarvikkeiden kirjauksesta ohjeessa Tarvikkeet.

1. Yrittäjä avaa valikosta Hinnat ja vierittää kohtaan Tarvikkeet.
2. Kirjoita katelisä prosentteina. Esimerkiksi 25 tarkoittaa, että ostohintaan lisätään 25 prosenttia.
3. Paina Tallenna katelisä.

Näin kirjaat tarvikkeen

Kun hakukenttä on tyhjä, näet ensin ne tarvikkeet, jotka kirjasit itse viimeksi. Silloin tuttu tarvike on yksi painallus.

1. Avaa keikka ja vieritä kohtaan Tarvikkeet.
2. Kirjoita hakukenttään tuotteen numero, viivakoodin numerot tai osa nimestä. Esimerkiksi pallohana.
3. Tarkista määrä. Se on oletuksena 1. Muuta sitä tarvittaessa, esimerkiksi 2,5 metriä.
4. Paina Lisää.

Oma nimi tuotteelle

Jos löysit tuotteen sanalla, joka ei ole sen virallinen nimi, ohjelma muistaa sanan. Ensi kerralla sama sana löytää saman tuotteen. Nimet ovat vain oman yrityksesi käytössä.

Mistä hinnat tulevat

Hinnat tallentuvat tarvikerivin mukaan sellaisina kuin ne olivat kirjaushetkellä. Vanhan keikan summat eivät muutu, vaikka hinnasto vaihtuisi.

• Jos tuotteelle on sovittu oma hinta tukkurin kanssa, käytetään sitä.
• Muuten tukkurin listahinnasta vähennetään yrityksen alennus tuoteryhmälle.
• Jos alennusta ei ole sovittu, ostohinta on listahinta.
• Myyntihinta saadaan lisäämällä ostohintaan yrityksen katelisä. Jos katelisää ei ole, myyntihinta on listahinta.

Kuka näkee hinnat

Asentaja näkee tarvikkeen nimen ja määrän, mutta ei hintoja eikä alennuksia. Yrittäjä, työnjohto ja toimisto näkevät ostohinnan, alennuksen, myyntihinnan ja summan. Alennukset ja sopimushinnat ovat yrityksen ja tukkurin välinen sopimus, eikä toinen yritys näe niitä.

Tuote ei löydy tai hinta puuttuu

Kokeile tuotenumeroa tai lyhyempää hakusanaa. Jos tuote löytyy mutta hintaa ei, toimiston näkymässä lukee, että hintaa ei löytynyt, ja keikan summa on vajaa. Pyydä hinnasto tuotavaksi.

Väärä kirjaus

Paina tarvikkeen vieressä Poista ja kirjaa uudelleen. Asentaja voi poistaa vain omia kirjauksiaan.

Näin lisäät kuvan

1. Avaa keikka.
2. Paina kohdassa Kuvat Ennen tai Jälkeen -rivin painiketta Lisää kuva.
3. Ota kuva kameralla tai valitse kuva puhelimesta.
4. Kuva tallentuu itsestään. Rivillä näkyy, kun se on tallennettu.

Jos yhteys katkeaa

• Huoltokeikka yrittää lähettää kuvaa uudelleen, kun yhteys palaa. Pidä sivu auki siihen asti.
• Jos lähetys ei onnistu, paina Yritä uudelleen. Samaa kuvaa ei tallenneta kahdesti.
• Kuva pienennetään puhelimessa ennen lähetystä, joten se lähtee nopeasti heikollakin yhteydellä.

Kuka näkee kuvat

Kuvat näkevät vain yrityksesi käyttäjät, jotka näkevät keikan. Asentaja näkee vain omien keikkojensa kuvat.

Kuvan poisto

Kuvan voi poistaa sen lisääjä. Yrittäjä, työnjohto ja toimisto voivat poistaa minkä tahansa kuvan.

Puhelimella

1. Paina valikosta Kalenteri.
2. Näet päivän keikat tekijöittäin.
3. Siirry päivästä toiseen nuolilla.
4. Avaa keikka painamalla sitä.

Tietokoneella

Kalenteri näyttää koko viikon. Rivillä on tekijä ja sarakkeessa päivä. Arkipyhät ja viikonloput ovat harmaalla, ja pyhän nimi näkyy päivän alla.

Jaa keikka tekijälle

Yrittäjä, työnjohto ja toimisto voivat jakaa keikkoja. Asentaja voi siirtää oman keikkansa toiselle päivälle, mutta ei toiselle tekijälle.

1. Avaa keikka.
2. Valitse kohdassa Jako ja päivä tekijä ja päivä.
3. Paina Tallenna jako.

Ei päivää

Kalenterin alla näkyvät keikat, joilla ei ole vielä päivää. Avaa keikka ja anna sille päivä ja tekijä.

Päivä ja lupaus ovat eri asia

Päivä kertoo, milloin työ tehdään. Lupaus kertoo asiakkaalle, mihin mennessä työ on valmis. Jos siirrät keikan lupauksen jälkeiselle päivälle, muista muuttaa myös lupausta.

Kuka näkee asiakkaat

Yrittäjä, työnjohto ja toimisto näkevät kaikki yrityksen asiakkaat. Asentaja näkee asiakkaan ja osoitteen vain omalla keikallaan.

Uusi asiakas

Asiakkaan voi lisätä myös suoraan, kun kirjaat uuden keikan.

1. Paina valikosta Asiakkaat.
2. Paina Lisää asiakas.
3. Valitse, onko asiakas yritys, taloyhtiö vai kuluttaja.
4. Kirjoita nimi. Muut tiedot voit jättää tyhjiksi.
5. Kirjoita kohteen osoite, jos tiedät sen jo.
6. Paina Tallenna asiakas.

Y-tunnus

Jos kirjoitat Y-tunnuksen, Huoltokeikka tarkistaa sen. Muoto on 1234567-8. Kuluttajalla ei ole Y-tunnusta.

Kohde ja kulkuohje

• Kohde on osoite, jossa työ tehdään. Asiakkaalla voi olla monta kohdetta.
• Kulkuohjeeseen kirjoitetaan esimerkiksi avain, ovikoodi tai pysäköinti.
• Kulkuohje näkyy asentajalle keikalla.

Asiakkaan haku

Kirjoita hakuun osa nimestä, osoitteesta, puhelinnumerosta tai Y-tunnuksesta ja paina Hae.

Tietojen muuttaminen

Kohteen tiedot muutat kohteen kohdalta painamalla Muokkaa.

1. Avaa asiakas listalta.
2. Muuta tiedot sivun alaosassa.
3. Paina Tallenna muutokset.

Roolit

• Yrittäjä näkee ja muuttaa kaiken ja kutsuu käyttäjät.
• Työnjohto jakaa keikat ja näkee kaikki keikat ja asiakkaat.
• Asentaja näkee vain omat keikkansa.
• Toimisto hoitaa asiakkaat ja keikat, mutta ei tee keikkoja itse.

Kutsu käyttäjä

Kutsuttu saa sähköpostin. Hän pääsee sisään, kun kirjautuu samalla sähköpostiosoitteella. Siihen asti hänen kohdallaan lukee Kutsuttu.

1. Paina valikosta Käyttäjät.
2. Kirjoita sähköpostiosoite ja nimi.
3. Valitse rooli.
4. Paina Lähetä kutsu.

Roolin vaihto ja passivointi

• Vaihda rooli käyttäjän kohdalta ja paina Vaihda rooli.
• Passivoitu käyttäjä ei pääse enää yrityksen tietoihin. Hänen avoimet keikkansa jäävät ilman tekijää, jotta ne voi jakaa muille.
• Passivoidun voi palauttaa käyttöön.
• Yrityksessä on aina oltava vähintään yksi yrittäjä.

Monta yritystä

Jos kuulut useaan yritykseen, yrityksen nimi näkyy yläpalkissa. Paina sitä ja valitse yritys.

Tulossa

Laskun teko tunneista ja tarvikkeista tulee myöhemmin. Tunnit ja tarvikkeet voi kirjata jo nyt.